Kebijakan perjalanan korporat yang akan disukai semua orang (+ templat)

Travelstop - Kebijakan perjalanan korporat yang disukai semua orang (+ templat)

Apakah Anda seorang pemilik bisnis kecil atau menjalankan MNC, perjalanan bisnis Anda dapat dibuat lebih efisien dan efektif dengan kebijakan perjalanan korporat.

Kebijakan perjalanan korporat yang dirancang dengan baik tidak hanya membantu menjaga ketertiban selama seluruh proses perjalanan, mulai dari pemesanan hotel dan tiket pesawat hingga bagaimana karyawan harus mengajukan klaim mereka di akhir perjalanan. Ini juga mempromosikan kepatuhan, menghemat uang perusahaan, meningkatkan keselamatan pelancong, dan mencegah penipuan.

Untuk itu, manajer perjalanan perlu mempertimbangkan tidak hanya kebutuhan dan keinginan organisasi, tetapi juga karyawannya.

Daftar periksa manajer perjalanan

Untuk karyawan modern, kenyamanan adalah kunci menuju kebahagiaan perjalanan bisnis. Sebuah studi baru-baru ini mengungkapkan bahwa pelancong bisnis Asia, misalnya, memprioritaskan kenyamanan dan kepraktisan di atas segalanya. Penelitian tentang pelancong bisnis AS menghasilkan temuan serupa.

Itu berarti pelancong bisnis hari ini kemungkinan akan mengambil lokasi hotel yang nyaman dan waktu penerbangan di atas sarapan prasmanan dan tiket kelas bisnis.

Dengan mempertimbangkan kebutuhan dan preferensi perjalanan karyawan, Anda dapat lebih mungkin menghasilkan kebijakan perjalanan yang meningkatkan tingkat kepatuhan. Pada gilirannya, kepatuhan akan membantu perusahaan mengurangi biaya perjalanan bisnis dan memastikan karyawan aman saat mereka melakukan perjalanan bisnis.

Dan dengan meningkatkan kenyamanan dan keamanan selama perjalanan, Anda dapat bertaruh bahwa pelancong bisnis Anda akan dapat lebih fokus untuk mewakili perusahaan Anda dan mencapai tujuan mereka untuk perjalanan tersebut.

Untuk membuat kebijakan perjalanan korporat yang memenuhi kebutuhan organisasi dan karyawan, perhatikan aspek-aspek berikut:

pendidikan

Secara umum, karyawan ingin mematuhi kebijakan. Ketika mereka tidak melakukannya, seringkali karena mereka tidak memahami aturan dengan jelas.

Untuk meningkatkan kepatuhan, kebijakan Anda harus memberikan garis besar tujuan yang jelas dan bagaimana perjalanan bisnis dapat membantu mencapainya.

Anda juga perlu melatih mereka yang mengawasi proses perjalanan perusahaan, seperti staf admin, untuk memastikan mereka mengetahui kebijakan perjalanan perusahaan Anda dengan hati. Latih mereka dan pelancong Anda dalam menggunakan alat pemesanan perjalanan Anda juga.

Kejelasan dalam komunikasi

Tetapkan frasa kunci, persyaratan, dan aturan yang mungkin membingungkan. Jika ada hukuman atas ketidakpatuhan, jelaskan ini dengan jelas.

Kurangi ruang untuk kesalahan dengan membuat proses penggantian menjadi jelas, mudah digunakan, dan mudah dinavigasi. Akhirnya, pastikan kebijakan tersebut mudah diakses sehingga karyawan dapat merujuknya kapan saja.

Beri insentif kepatuhan

Pikirkan cara-cara inovatif untuk membuat kepatuhan kebijakan lebih menarik bagi pelancong. Misalnya, ketika karyawan tinggal di hotel atau memilih maskapai dari daftar yang disetujui, mereka dapat diizinkan untuk mempertahankan poin loyalitas atau kredit untuk penggunaan pribadi mereka.

Umpan balik

Ketika Anda meluncurkan dan menguji kebijakan perjalanan korporat Anda, Anda harus menyambut peluang untuk peningkatan. Memudahkan karyawan untuk memberikan umpan balik tentang aturan, persyaratan, dan proses.

Ketika Anda memahami pengalaman karyawan Anda selama perjalanan bisnis, Anda dapat meningkatkan seluruh perjalanan dan pengalaman pemesanan mereka. Itu dapat menerjemahkan ke tingkat kepatuhan yang lebih tinggi, pekerjaan yang lebih besar dan kepuasan perjalanan, dan lebih sedikit stres terkait perjalanan - tanpa perlu mengeluarkan biaya tambahan. Semua orang senang.

Tugas perawatan

Lihatlah teknologi baru dan baru yang memungkinkan Anda menemukan karyawan saat mereka pergi. Pastikan detail kontak dan kontak darurat mereka tersedia di platform manajemen perjalanan Anda.

Jika memungkinkan, beri tahu karyawan tentang potensi risiko atau bahaya di berbagai tempat sebelum melakukan perjalanan, dan berikan informasi yang relevan tentang sumber daya dan dukungan yang dapat mereka akses jika terjadi keadaan darurat.

Ikuti perkembangan tren perjalanan, seperti wisata bleisure. Memahami preferensi perjalanan korporat dari karyawan milenial, yang akan membentuk 75 persen dari angkatan kerja global pada tahun 2025.

Tinjauan tahunan kebijakan perjalanan perusahaan Anda akan memungkinkan Anda untuk menghapus aspek-aspek yang menjadi tidak relevan atau usang. Ini juga merupakan kesempatan untuk memperbaiki kebijakan saat Anda memperhitungkan tren perjalanan baru, seperti kebangkitan ekonomi berbagi.

Travelstop - Template daftar periksa kebijakan perjalanan korporat

Templat kebijakan perjalanan perusahaan

Berikut adalah garis besar barang-barang penting untuk dimasukkan dalam kebijakan perjalanan perusahaan.

pengantar

Ini adalah kesempatan Anda untuk memberikan penjelasan singkat dan ringkas tentang tujuan kebijakan perjalanan perusahaan (mis., Menghemat uang, memastikan keselamatan perjalanan, merampingkan pemesanan perjalanan, dan proses penggantian biaya).

Di sinilah Anda menjelaskan bagaimana perjalanan bisnis membantu perusahaan mencapai tujuan dan misinya. Dengan cara ini, Anda memberi tahu wisatawan Anda betapa pentingnya peran mereka.

Isi

Daftar isi membantu pembaca menemukan bagian yang relevan dari kebijakan perjalanan perusahaan.

Keamanan karyawan

Mengingat tugas perawatan perusahaan, penting untuk:

  • Ingatkan wisatawan untuk memberikan kontak darurat dan mengirimkan rincian rencana perjalanan mereka sebelum bepergian
  • Berikan informasi tentang polis asuransi perjalanan perusahaan atau di mana mengaksesnya
  • Memberi karyawan titik kontak jika terjadi keadaan darurat
  • Jelaskan prosedur apa yang harus diikuti wisatawan jika terjadi kecelakaan, darurat, atau penyakit serius

Biaya perjalanan

Biaya perjalanan termasuk transportasi, penginapan, makan, dan hiburan. Biaya hiburan dapat terdiri dari membawa klien untuk makan malam atau ke pertandingan bola basket.

Perjelas apakah wajib untuk memesan dari daftar vendor pilihan atau jika karyawan harus menemukan opsi biaya terendah jika memungkinkan.

Berbagai biaya dapat dipisahkan ke dalam kategori berbeda untuk referensi yang lebih mudah:

  • Transportasi: transportasi udara dan darat
  • Akomodasi
  • Makanan
  • Ponsel dan internet
  • Hiburan
  • Medis
  • Biaya tidak dapat diganti (berikan contoh, seperti perlengkapan mandi)

Travel Perjalanan udara

Bagian ini harus menjawab pertanyaan seperti:

  • Apakah Anda memiliki situs web atau alat pemesanan online pilihan?
  • Kapan tiket pesawat harus dibeli sebelum melakukan perjalanan?
  • Haruskah semua tiket pesawat kelas ekonomi atau ada situasi di mana pemesanan kelas bisnis merupakan pilihan?
  • Bisakah karyawan menggunakan manfaat frequent flyer?

Transportasi darat (mobil pribadi, mobil sewaan, kereta api, taksi, berbagi perjalanan)

  • Apakah ada moda transportasi pilihan? Perjelas berapa banyak fleksibilitas yang dimiliki karyawan ketika memilih transportasi mereka.
  • Apakah ada tingkat maksimum per diem?
  • Jika karyawan mengendarai mobil pribadi atau menyewa mobil, apakah biaya bensin dapat diganti?
  • Bagaimana dengan biaya parkir dan tol?

Akomodasi

  • Haruskah karyawan selalu memesan dari daftar vendor pilihan? Jika demikian, bagaimana jika vendor yang disukai sudah penuh dipesan?
  • Jenis kamar hotel apa yang dapat diterima?
  • Apakah ada anggaran maksimum per malam?
  • Jika karyawan memutuskan untuk memperpanjang pemesanan mereka dan / atau meminta anggota keluarga bepergian bersama mereka, apa yang dapat diganti dan apa yang tidak?
  • Apakah akomodasi perlu berada dalam jarak tertentu dari area utama perjalanan, seperti pusat pameran?
  • Apakah pelancong bebas memesan akomodasi apa pun asalkan sesuai dengan anggaran yang diberikan?
  • Bisakah wisatawan memilih Airbnb?

Makanan

  • Apakah perusahaan akan mengganti uang untuk sarapan, makan siang, dan makan malam?

Ponsel dan internet

  • Apakah biaya ponsel dapat diklaim?
  • Haruskah pelancong membeli kartu SIM lokal atau WiFi saku?

Biaya hiburan

Tunjukkan apa yang dianggap sebagai biaya hiburan yang wajar.
Tentukan biaya hiburan mana yang memerlukan persetujuan awal dan mana yang tidak.

Biaya pengobatan

Apakah kunjungan ke dokter dapat diklaim dengan tanda terima?

Expenses Biaya tidak dapat diganti

  • Identifikasi barang-barang yang tidak dapat diganti, seperti perlengkapan mandi.
  • Jelaskan situasi ketika pengecualian berlaku. Misalnya, jika maskapai kehilangan barang bawaannya, ia harus membeli perlengkapan mandi dan pakaian.

Prosedur pelaporan dan penggantian

Di sinilah Anda dapat memberikan informasi yang diperlukan kepada karyawan untuk mengajukan pengembalian uang untuk biaya perjalanan mereka. Berikut adalah beberapa poin untuk disertakan:

  • Ingatkan wisatawan bahwa mereka perlu mengisi laporan pengeluaran
  • Perjelas tentang informasi yang mereka perlukan - mis. kuitansi, nama vendor, tujuan perjalanan
  • Batas waktu tata letak untuk pengajuan klaim penggantian biaya
  • Biarkan karyawan tahu berapa lama Akun diperlukan untuk menyetujui (dan menolak) klaim
    Lebih baik lagi, jika Anda menggunakan aplikasi atau platform untuk mendigitalkan tanda terima dan mengotomatisasi klaim penggantian, jelaskan prosesnya dengan tangkapan layar atau video

Lainnya

Jelaskan bagaimana karyawan dapat memberikan umpan balik tentang kebijakan tersebut. Nyatakan konsekuensi dari ketidakpatuhan, jika ada.

Identifikasi platform manajemen perjalanan yang baik yang akan memungkinkan Anda untuk merampingkan prosedur perjalanan perusahaan Anda dan secara otomatis menerapkan aspek kebijakan perjalanan Anda. Dengan kebijakan perjalanan yang terintegrasi dengan alat manajemen perjalanan Anda, karyawan tidak perlu lagi menebak-nebak diri sendiri ketika membuat keputusan pemesanan perjalanan.

Dengan platform manajemen perjalanan, Anda juga dapat menggabungkan semua informasi penting tentang pelancong bisnis (seperti jadwal perjalanan mereka, detail kontak, dan kontak darurat) untuk memaksimalkan keselamatan pelancong. Risiko untuk pelaporan pengeluaran yang curang akan diminimalisir dengan memiliki laporan pengeluaran bawaan dan dengan mengkonfigurasi berbagai kategori pengeluaran dalam sistem, menghilangkan setiap ambiguitas dalam proses.

Travelstop - Template daftar periksa kebijakan perjalanan korporat

Mulailah menulis kebijakan perjalanan korporat Anda

Jika Anda belum memiliki kebijakan perjalanan korporat, atau jika Anda belum memperbaruinya dalam beberapa saat, sekarang saatnya untuk melakukannya. Gunakan templat ini sebagai titik awal. Ingat, buat kebijakan Anda jelas, lugas, visual, dan mudah dipahami. Perjalanan bisnis Anda akan menjadi lebih baik untuk itu.

Awalnya diterbitkan di blog.travelstop.com pada 18 Februari 2019.